INSTRUCTIUNI
PRIVIND INREGISTRAREA, MANUIREA, INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR SCMD
(proiect in dezbaterea filialelor SCMD)
In scopul reglementarii activitatii de inregistrare, manuire si pastrare a documentelor rezultate din activitatea SCMD, atat la nivel central cat si al filialelor, incepand cu data de 01.05.2011, se vor pune in aplicare prezentele instructiuni.
CAP. I – INREGISTRAREA DOCUMENTELOR SCMD
1. Toate documentele rezultate din activitatea SCMD (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre, condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, decizii, etc – numite cu titlul generic documente, in cuprinsul prezentelor instructiuni), primite sau emise de catre structurile functionale ale sindicatului, inclusiv cele in format electronic, se inregistreaza in termen de cel mult 3 (trei) zile de la primire/emitere, de catre responsabilul cu registratura, in Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1).
2. Cererile individuale de inscriere in sindicat, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI, copia talonului de pensie, copia dovezii platii cotizatiei) vor fi inregistrate numai in baza de date electronica a SCMD si vor fi pastrate astfel:
· Cererile in original, impreuna cu anexele, la Secretariatul Tehnic al SCMD;
· Copiile cererilor de inscriere si ale anexelor acestora, la fiecare filiala a SCMD.
Filialele vor expedia/preda la Secretariatul Tehnic cererile noi de inscriere in SCMD, insotite de anexe, in termen de cel mult 30 de zile de la primirea lor.
3. Presedintii, vicepresedintii si toti sefii structurilor functionale ale SCMD vor preda la registratura, pana la data de 15.05.2011, in scopul luarii in evidenta si inregistrarii, toate documentele neinregistrate pe care le detin, indiferent de data (anul) provenientei acestora.
CAP. II – MANUIREA DOCUMENTELOR SCMD
4. Dupa inregistrare, documentele vor fi predate-primite, pe baza de semnatura, persoanelor (structurilor) de destinatie. In acest scop, fiecare structura functionala a SCMD va institui o Condica de manuire a documentelor (Anexa 2).
5. Fiecare persoana care detine un document inregistrat, raspunde de pastrarea in siguranta a acestuia. Pierderea, furtul sau deteriorarea unui document se va imputa persoanei care-l are in primire. In functie de importanta documentului si consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, Comitetul Director/Biroul Operativ va aplica sanctiuni administrative sau va sesiza organele de urmarire penala.
6. Dupa rezolvarea/clasarea problemelor sau terminarea actiunilor care au generat documentul, acesta se introduce si se pastreaza, pana la arhivare, intr-un Dosar (biblioraft), ale carui numar si denumire au fost stabilite de catre Comitetul Director/Biroul Operativ printr-un document intitulat Nomenclatura dosarelor SCMD pe anul in curs (Anexa 3).
7. Anual, in luna decembrie, Comitetul Director/Biroul Operativ stabileste nomenclatura dosarelor care se vor constitui in anul urmator, la propunerea structurilor functionale ale SCMD.
8. Pentru anul 2011, nomenclatura dosarelor se va stabili pana la 15.04.2011.
9. Sarcina pastrarii dosarelor si a documentelor continute de acestea revine in exclusivitate sefilor structurilor functionale ale SCMD, acestia fiind obligati sa organizeze evidenta de manuire a documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
10. In cadrul activitatilor curente, presedintii, vicepresedintii si sefii structurilor functionale ale SCMD pot solicita oricare dosar sau numai anumite documente din compunerea acestuia, spre studiu, pe baza de semnatura in condica de manuire a documentelor aflata la structura functionala care pastreaza dosarul in cauza.
CAP. III – INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR SCMD
11. Anual, in luna ianuarie, se va organiza inventarierea si arhivarea documentelor SCMD inregistrate in anul anterior. In acest scop, Comitetul Director/Biroul Operativ va numi o comisie de inventariere formata din 1-2 reprezentanti ai fiecarei structuri functionale din subordinea sa.
12. Fiecare structura functionala a SCMD va preda comisiei de inventariere, pe baza de proces verbal, dosarele detinute, cu filele numerotate, snuruite si sigilate si, separat, documentele propuse pentru distrugere.
13. Dupa verificarea existentei tuturor documentelor, comisia de inventariere va preda dosarele propuse pentru a fi pastrate responsabilului cu arhiva si va proceda la distrugerea celorlalte documente. Intreaga activitate a comisiei de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile acesteia, vor fi consemnate intr-un raport, semnat de catre toti membrii comisiei. Acest raport va fi prezentat spre analiza si aprobare Comitetului Director/Biroului Operativ.
14. Vicepresedintii si sefii structurilor functionale ale SCMD vor putea consulta dosarele si registrele arhivate, numai cu aprobarea presedintelui SCMD/Filialei, data pe un raport scris in care cei in cauza vor mentiona numarul si denumirea dosarului, durata necesara consultarii si motivele care determina aceasta consultare. Consultarea documentelor din arhiva se va putea face numai la sediul sau punctul de lucru central al SCMD sau al filialei.
15. Predarea-primirea documentelor din arhiva SCMD se va face numai pe baza de semnatura in Registrul cu evidenta arhivei (Anexa 4).
CAP. IV – DISPOZITII FINALE
16. Dezbaterea si completarea prezentelor instructiuni cu propuneri de aplicare la nivelul filialelor se va face in perioada 22.03 -15.04.2011.
17. Difuzarea prezentelor instructiuni catre filiale precum si centralizarea propunerilor acestora se va realiza prin Secretariatul Tehnic al SCMD.
Prezentele instructiuni au fost discutate si aprobate in sedinta Comitetului Director al SCMD, convocat in ziua de 22.03.2011.
PRESEDINTELE SCMD,
Col. (r) dr. DOGARU MIRCEA
